Tytuł: Jak sporządzić uchwałę o pokryciu straty – praktyczne wskazówki i wzór [dowiedz się, jak przygotować dokument zgodny z prawem i uniknąć błędów]
Data publikacji: 05.09.2025
Data ostatniej aktualizacji: 05.09.2025
Autor: Marek Nowacki
Sporządzenie uchwały o pokryciu straty to obowiązek, z którym musi zmierzyć się wielu przedsiębiorców i księgowych po zakończeniu roku obrotowego. Dokument ten ma charakter formalny, ale od jego poprawności zależy zgodność działań spółki z przepisami prawa oraz uniknięcie problemów podatkowych czy kontroli.
W tym artykule:
- wyjaśniam, czym jest uchwała o pokryciu straty,
- pokazuję krok po kroku, jak ją prawidłowo sporządzić,
- omawiam najczęściej popełniane błędy,
- prezentuję przykładowy wzór uchwały do wykorzystania.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak sprawnie przygotować dokument i uniknąć pułapek prawno-finansowych.
Spis treści
- Czym jest uchwała o pokryciu straty?
- Podstawa prawna – kto i kiedy sporządza uchwałę?
- Źródła pokrycia straty – najczęstsze rozwiązania
- Kto odpowiada za przygotowanie uchwały?
- Struktura uchwały krok po kroku
- Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
- Najczęstsze błędy w sporządzaniu uchwały
- Wzór uchwały o pokryciu straty
- Podsumowanie – o czym pamiętać?
Czym jest uchwała o pokryciu straty?
Uchwała o pokryciu straty to formalne rozstrzygnięcie organu właścicielskiego spółki (najczęściej zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. lub walnego zgromadzenia w spółce akcyjnej), w którym wskazuje się źródło i sposób pokrycia straty bilansowej.
Jej celem jest:
- zapewnienie zgodności z ustawą o rachunkowości i Kodeksem spółek handlowych,
- ochrona interesów wspólników oraz wierzycieli,
- prawidłowe wykazanie operacji w dokumentacji księgowej.
Podstawa prawna – kto i kiedy sporządza uchwałę?
Podstawą prawną obowiązku podjęcia uchwały są przepisy Kodeksu spółek handlowych (KSH) oraz ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z nimi, uchwała powinna zostać podjęta:
- po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- najpóźniej w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego,
- przez właściwy organ – zgromadzenie wspólników (sp. z o.o.) lub walne zgromadzenie (S.A.).
Brak uchwały może skutkować odpowiedzialnością członków zarządu, a nawet sankcjami skarbowymi.
Źródła pokrycia straty – najczęstsze rozwiązania
Strata bilansowa może być pokryta na kilka sposobów. Najczęściej spółki sięgają po:
- kapitał zapasowy lub rezerwowy,
- zyski z lat ubiegłych,
- dopłaty wspólników,
- zmniejszenie kapitału zakładowego (bardziej radykalne rozwiązanie),
- pozostawienie straty do pokrycia w kolejnych latach – jeśli przepisy i sytuacja finansowa spółki na to pozwalają.
Kto odpowiada za przygotowanie uchwały?
Za przygotowanie projektu uchwały odpowiada najczęściej zarząd spółki lub dział księgowości, ale ostateczna decyzja należy do wspólników. Dokument powinien być sporządzony na piśmie, a jego treść wpisana do protokołu zgromadzenia.
Warto pamiętać, że uchwała:
- musi być zgodna z treścią zatwierdzonego sprawozdania finansowego,
- powinna być przechowywana w dokumentacji spółki,
- bywa wymagana przy składaniu sprawozdań w KRS.
Struktura uchwały krok po kroku
Dobrze przygotowana uchwała powinna zawierać następujące elementy:
- Nagłówek – np. „Uchwała nr … Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki XYZ sp. z o.o. z dnia …”
- Podstawa prawna – wskazanie art. KSH oraz aktu założycielskiego spółki.
- Treść uchwały – opis sposobu pokrycia straty (np. z kapitału zapasowego).
- Postanowienia końcowe – np. kto odpowiada za realizację uchwały.
- Podpisy – osób uprawnionych do reprezentacji.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
- Uchwałę sporządzaj zawsze w zgodzie z wynikami zatwierdzonego sprawozdania finansowego.
- Upewnij się, że wspólnicy zostali prawidłowo powiadomieni o zgromadzeniu.
- W treści dokumentu precyzyjnie wskaż źródło pokrycia straty – unikaj ogólników.
- Przechowuj uchwałę w księdze protokołów oraz załącz do dokumentacji spółki w KRS.
- Skonsultuj projekt uchwały z prawnikiem lub biegłym rewidentem, jeśli sytuacja spółki jest skomplikowana.
Najczęstsze błędy w sporządzaniu uchwały
- brak wskazania podstawy prawnej,
- pomyłki w kwotach lub niezgodność z bilansem,
- podpisanie uchwały przez osoby nieuprawnione,
- nieprzestrzeganie terminu podjęcia decyzji,
- nieuwzględnienie w dokumentacji spółki.
Wzór uchwały o pokryciu straty
Uchwała nr … Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników spółki XYZ sp. z o.o. z dnia …
Na podstawie art. 231 § 2 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych oraz § … umowy spółki, po rozpatrzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok obrotowy …, Zgromadzenie Wspólników postanawia, co następuje:
- Strata bilansowa w wysokości … zł (słownie: …) zostanie pokryta z kapitału zapasowego.
- Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Spółki.
- Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Podpisy:
………………………………….
………………………………….
Podsumowanie – o czym pamiętać?
Uchwała o pokryciu straty jest dokumentem, którego nie można lekceważyć. To nie tylko formalność, ale również ważny element ochrony prawnej i finansowej spółki. Poprawne sporządzenie uchwały gwarantuje zgodność z przepisami i porządek w dokumentacji.
Najważniejsze punkty, które warto zapamiętać:
- podejmij uchwałę nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego,
- jasno wskaż źródło pokrycia straty,
- zadbaj o zgodność z bilansem i sprawozdaniem finansowym,
- przechowuj dokument zgodnie z wymogami prawa.
Dobrze przygotowany wzór uchwały ułatwia cały proces i minimalizuje ryzyko błędów – a to w biznesie kluczowe dla bezpieczeństwa i przejrzystości działań spółki.